Feladatkezelés KKV-k számára

A munkám során rengeteget tapasztalom hogy mikró, kis- és középvállalkozások nem foglalkoznak a napi feladataik rendszerezésével, vagy valamilyen szinten igen, de egy idő után problémás lesz. Egy darabig még fejben tudják tartani a teendőket a vállalkozók. Majd amikor már átlép egy korlátot a feladatok mennyisége, akkor kezdenek el jegyzetelgetni, talán Google naptárat használni. Idővel viszont “ezt is kinövik” és káosz lesz, vagy nehezen átlátható állapot lesz belőle. Ez egyéni vállalkozó szintjén is már problémát jelenthet a feladatok kezelése, ott meg főleg problémás lehet ahol már 2-3, vagy több ember dolgozik együtt. Probléma lehet a kommunikációban, telefonon beszéltem valakivel és elfelejtettem átadni az infót. Vagy éppen felhívott telefonon, de elfelejtettem felírni és 1 héttel később jut az eszembe, hogy “valakivel megbeszéltem valamit”. Vagy az is probléma lehet hogy felírtam magamnak, de a többi kollégám meg nem tud róla.

Rólam annyit kell tudni, hogy rajongok a feladatkezelésért és a hatékonyság növelésért. Elég régen elkezdtem foglalkozni a témával, így találtam meg a Kanban módszert. Körülbelül 10-12 éve rendszerezem most már sikeresen a feladataim a Kanban segítségével. Így ezzel a tapasztalattal szeretnék segíteni azoknak akiknek vagy problémájuk van már most is, vagy szeretnék a hatékonyságukat tovább növelni.

Miért használok kanbant?
Mielőtt  bemutatnám a kanban lényegét, annyit emelnék ki hogy nagyon egyszerű, nagyon rugalmas. Mivel egyszerű és rugalmas a használata így általánosságban könnyű bármilyen vállalkozásra, vagy munkafolyamathoz igazítani módszert. Fontos hogy itt a feladatkezelő igazodik a munkafolyamatokhoz, nem fordítva. Nincsenek kötött szabályai, bárki egyénre szabhatja.

A kanban eredete és használata:
A Kanban módszer eredetileg Japánból a Toyota gyárból indult 1940-ben a raktározás részről. Egy fehér táblát felosztottak 5 oszlopra és ezekre postit-eket ragasztottak.

Az oszlopok egy-egy feladat állapotot jelöltek:
  1. új feladatok
  2. következő
  3. folyamatban
  4. ellenőrzésre
  5. kész

Az első két oszlopba csak a vezetők pakolhattak be új elvégzendő feladatokat. Felírták egy matricára a teendőt és kitették az “új feladatok” oszlopba. Majd prioritás szerint átrakták az adott matricát az “új feladatok” oszlopból a második “következő” oszlopba és ráírták hogy kinek, vagy kiknek a hatásköre elvégezni azt. Következőnek, amikor egy dolgozó látta hogy a nevére került egy feladat, akkor megfogta a matricát és átrakta a “folyamatban” oszlopba. Ezenkívül a folyamatban levő feladatra ráírta hogy mikor kezdte el csinálni. Majd amikor elvégezte az előbbi dolgozó a feladatát, visszament a táblához és átrakta az ellenőrzésre oszlopba a munkát. Ismét ráírt egy időpontot, hogy mikor végzett a feladattal. Mivel itt egy gyárról beszélünk a MEO-s a negyedik oszlopban levő feladatokat leellenőrizte és vagy átrakta az ötödik “kész” oszlopba, vagy visszatette a feladatot a második “következő” oszlopba, ha javítani kellett.

A kanban előnyei:
Ezzel a táblával, így a vezetők ránézésre látták hogy mennyi elvégzendő feladat van, egy nagyon gyors képet kaptak a “hol tartunk” állapotról. Melyik feladatok vannak éppen folyamatban, mióta és ki dolgozik rajta. Illetve hogy aznap/azon a héten/abban a hónapban mennyi feladat készült el. Ha egy matrica úgymond “beragadt”, régóta a folyamatban oszlopban volt, akkor látták hogy ott probléma van és tudtak még további embereket ráírni az adott feladatra hogy haladjon a munka. A raktározás részen rettentően megnőtt a hatékonyság az új táblának köszönhetően, hamarosan átvette a gyár többi része is a módszert. Majd rövid időn belül bevezették a többi gyárban is a kanban tábla. És a Toyotán kívül is elkezdték alkalmazni más vállalkozások.

A kanban egyénre szabása:
A fentebb leírt módszerrel nagyon gyorsan felmérhetjük, hogy mennyi feladatunk van még. Az oszlopok száma nem kötelező hogy 5db legyen. A minimum 3 oszlopra van szükség ennél a módszernél: Új, Folyamatban, Kész. A további oszlopok megnevezései teljesen egyénre szabhatóak, mindenki a saját munkájához tudja igazítani.
Maximum oszlopszám nincsen, de a saját tapasztalatom az, hogy 8-10 oszlop felett már átesünk a ló túloldalára.

Általános példák:
Próbálok 1 általános példát is írni, pl a számlák kiállítását meg lehet oldani szintén ezzel az elrendezéssel, hogy könnyebb legyen észben tartani őket.
Ehhez az alábbi oszlopokat hoznám létre:
 - Új: ide lehet jegyzetelni kinek kell számlát készíteni
 - Befizetésre vár: ide lehet áthelyezni azokat, amiket kiküldtünk
 - Kész / lezárva: ide lehet áthelyezni azokat a számlákat amik kiegyenlítésre kerültek

Webfejlesztés során a saját munkámnál általában én is 5 oszlopot szoktam használni. Projektenként külön kanban táblát használok:
1. új: az új feladatok
2. következő: a következő fejlesztési munka
3. folyamatban: ami éppen fejlesztés alatt van
4. Tesztelésre átadva: az én esetemben ide kerülnek azok a feladatok amit átadtam az ügyfelemnek
5. Kész: amikor az ügyfél visszajelzett, letesztelte a fejlesztést és elfogadta azt

Kanban módszer extrák:
Ha a legegyszerűbb módon szeretnénk használni a Kanban, akkor az eddig leírtak szerint alkalmazható minden gond nélkül. Ha valaki szeretné tovább fejleszteni, akkor bele lehet vinni különböző jelöléseket a feladatok prioritására: sürgős, normál, alacsony.
Lehet a feladatokat kategorizálni, hogy melyik területhez tartozik, pl az én esetemben: webdesign, fejlesztés, megbeszélés, hibajavítás, szerver, stb.

A nagyobb feladatokat mindig felbontom részfeladatokra. Így amikor pl egy 1 hetes fejlesztési munkám van, olyankor követni tudom hol tartok a rész feladatokkal és mit kell még leprogramoznom.

Kanban digitális megoldásai:
Webfejlesztőként én programoztam magamnak egy ilyen feladatkezelőt, mert régóta rajongok a feladatok menedzseléséért. Szükség esetén tudok egyénre szabott webes alkalmazást készíteni azoknak akik ügy érzik hogy hasznos lenne számukra a kanban módszer.
Aki nem szeretne egyedi fejlesztést, azoknak lehetőségük van külön ezzel foglalkozó weboldalra beregisztrálni. Az egyik ilyen legismertebb pl: a trello.com
Aki még weboldalt sem szeretne és külön regisztrálni sem szeretne, nekik simán egy Excel, vagy Google táblázat is segíteni tud.

Ennyit szerettem volna bemutatni a kanbanról, nekem nagyon sok éve megkönnyíti az életem ez a fajta feladatkezelés.
Remélem tudtam segíteni ezekkel az információkkal.
Ha hasznosnak tartottad az itt leírtakat, akkor oszd meg az ismerőseiddel hátha van köztük olyan akinek ez segítség lehet!